Selon l’ADEME (Agence De l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie), chaque année, un salarié utilise 70 à 85 kg de papier.
La démarche zéro papier
La démarche zéro papier est une décision de gestion consciente de l’entreprise qui vise à réduire l’utilisation du papier pour tendre vers le « zéro ». Celle-ci est associée à la dématérialisation qui vise à convertir les informations papier vers des documents numériques.
Au-delà de l’aspect écologique, cette démarche tend vers la simplification et l’optimisation des différents flux d’informations. L’objectif ? Permettre d’améliorer la productivité, la traçabilité, de gagner du temps et de réduire les coûts. Elle va permettre aussi de limiter les risques d’erreur et pourra aussi faciliter le partage d’informations. C’est ce que l’on appelle les « 5 zéros » : zéro stock, zéro défaut, zéro panne, zéro délai, zéro papier. Ce concept impliquera la mise en œuvre d’une procédure stricte.
L’État quant à lui encourage fortement la dématérialisation puisque la loi des finances 2020 rend obligatoire la facturation par voie électronique à compter du 1er janvier 2023.
Nos actions
Matthews s’est engagée volontairement depuis plusieurs années dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) qui vise à intégrer les enjeux du développement durable, à moyen et long terme, dans la vision et la stratégie globale de l’entreprise (technologies à maintenance réduite, réduction des COV, récupération et tri des déchets…).
En cours de déploiement depuis 2020, la démarche zéro papier concerne tous nos services et process. Même si nous sommes encore très loin de la suppression totale de l’utilisation papier, nous sommes en bonne voie et avons gagné du terrain grâce à notre volonté d’y parvenir.
- Commandes via matthews.fr : depuis le 19 mai, les commandes de consommables sont à passer directement sur notre site. La gamme disponible va bientôt s’étendre aux pièces détachées.
- Factures par email: nos factures, relances et autres échanges administratifs sont envoyés directement sous forme électronique.
- Bordereaux techniques : en cours de déploiement pour nos équipes techniques, les bordereaux d’interventions techniques sont désormais réalisés en direct et sur tablette.
- Documents techniques : les manuels techniques de nos systèmes sont fournis sur clé USB avec le matériel ou disponibles par mail à technique@matthews.fr
- Autres actions : documents commerciaux envoyés en format numérique, carte de visite électronique, mise en place d’un cloud pour l’échange de données internes et externes…
Matthews s’appuie également sur les compétences ISO 9001 de ses partenaires.
Nos engagements éthiques vont plus loin …
Au-delà de la démarche zéro papier, nous sommes également très attentifs à notre pollution numérique : nettoyage régulier de nos boites emails, maitrise des éléments dans notre base de stockage, reconditionnement ou recyclage de nos appareils. Les champs d’applications et les solutions sont multiples. Notre volonté doit surpasser tous les obstacles pour atteindre l’objectif zéro papier.
